Chuẩn bị mở công ty: 7 việc kế toán – thuế nên làm đúng ngay từ đầu

Theo bà Nguyễn Thị Hồng Loan – Trưởng bộ phận Kế toán công ty Kế Toán Thuận Thiên, doanh nghiệp mới không cần xây một hệ thống kế toán phức tạp. Điều quan trọng hơn là thiết lập đúng những nguyên tắc cơ bản ngay khi bắt đầu.

“Khởi nghiệp nên tinh gọn, nhưng tinh gọn khác với làm tạm. Một quy trình rất đơn giản nhưng được thiết lập đúng từ đầu thường dễ quản lý hơn nhiều so với việc kinh doanh vài tháng rồi mới quay lại sắp xếp hóa đơn, chứng từ và sổ sách”, bà Loan chia sẻ.

Bà Nguyễn Thị Hồng Loan – Trưởng bộ phận Kế toán Kế Toán Thuận Thiên

1. Đăng ký vốn ở mức thực sự có khả năng góp

Vốn điều lệ không nên chỉ được chọn vì muốn hồ sơ doanh nghiệp “đẹp”.

Với công ty TNHH và công ty cổ phần, thời hạn góp vốn thông thường là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không góp đủ, doanh nghiệp có thể phải thực hiện điều chỉnh vốn theo quy định.

Vì vậy, ngay từ giai đoạn chuẩn bị thành lập công ty, người khởi nghiệp nên xác định tương đối rõ số vốn thực tế có thể đưa vào kinh doanh, cơ cấu người góp vốn và nhu cầu sử dụng vốn trong những tháng đầu.

2. Tách tiền của công ty khỏi tiền cá nhân

Đây là một trong những việc đơn giản nhất nhưng rất dễ bị bỏ qua ở doanh nghiệp nhỏ.

Tiền khách hàng chuyển vào tài khoản cá nhân, chủ doanh nghiệp tự thanh toán chi phí rồi cuối tháng gửi lại cho kế toán, hoặc rút tiền công ty để chi tiêu cá nhân... có thể khiến việc đối chiếu dòng tiền ngày càng khó.

Ngay từ đầu, nên tạo nguyên tắc rõ: “tiền của doanh nghiệp đi theo dòng tiền của doanh nghiệp; tiền cá nhân tách riêng.”

Luật Doanh nghiệp cũng đặt ra yêu cầu chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên phải tách biệt tài sản và chi tiêu cá nhân, gia đình với tài sản, chi tiêu của công ty.

3. Chuẩn bị chữ ký số, thuế điện tử và hóa đơn trước khi khách hàng đầu tiên cần

Một tình huống khá phổ biến là doanh nghiệp đã ký được hợp đồng nhưng đến lúc khách hàng yêu cầu hóa đơn mới bắt đầu tìm hiểu cách đăng ký.

Theo quy định hiện hành từ tháng 7/2026, doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hệ thống hóa đơn điện tử hiện được thực hiện theo Luật Quản lý thuế mới và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Chuẩn bị hạ tầng này sớm giúp doanh nghiệp bước vào hoạt động mà không bị “kẹt” ở những thủ tục đáng lẽ có thể làm trước.

4. Quy định ngay từ đầu: chứng từ đi về đâu?

Người mua hàng giữ hóa đơn. Giám đốc giữ hợp đồng. Nhân viên chuyển khoản rồi gửi ảnh qua Zalo. Cuối tháng kế toán mới bắt đầu đi hỏi từng người.

Một doanh nghiệp nhỏ hoàn toàn có thể tránh tình trạng này bằng một quy trình rất đơn giản: “Ai chi tiền → lưu chứng từ → chuyển về một nơi tập trung → kế toán kiểm tra định kỳ.”

Theo bà Loan, đây là một trong những thói quen có giá trị nhất với doanh nghiệp mới bởi kế toán chỉ có thể phản ánh tốt những dữ liệu mà doanh nghiệp cung cấp đầy đủ.

5. Đừng đợi cuối tháng mới hỏi “hóa đơn này xử lý thế nào?”

Hợp đồng, hóa đơn và dòng tiền nên được nghĩ đến trước hoặc ngay khi giao dịch diễn ra, thay vì sau khi mọi việc đã hoàn tất.

Một khoản chi có hóa đơn không đồng nghĩa đương nhiên đáp ứng đầy đủ điều kiện về thuế; phương thức thanh toán và hồ sơ đi kèm cũng có thể ảnh hưởng đến cách xử lý.

Với doanh nghiệp mới, hỏi sớm một nghiệp vụ trước khi thực hiện thường đơn giản hơn nhiều so với sửa chứng từ sau đó.

6. Không nhất thiết phải tuyển ngay một phòng kế toán

Một công ty mới chỉ có vài hóa đơn mỗi tháng chưa chắc cần duy trì ngay cả một bộ phận kế toán nội bộ.

Điều doanh nghiệp cần là xác định rõ: “ai chịu trách nhiệm về sổ sách, ai theo dõi thời hạn kê khai và khi cần hỏi về thuế thì ai trả lời?”

Theo Luật Quản lý thuế mới, tổ chức kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế đáp ứng điều kiện về nhân sự chuyên môn có thể cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ.

Vì vậy, dịch vụ kế toán thuế trọn gói có thể là một lựa chọn cho doanh nghiệp giai đoạn đầu muốn giữ bộ máy tinh gọn nhưng vẫn có người theo dõi kế toán – thuế thường xuyên.

7. Mỗi tháng, chủ doanh nghiệp nên nhìn được vài con số quan trọng

Kế toán không nên chỉ tồn tại để đến kỳ nộp tờ khai.

Ngay cả doanh nghiệp rất nhỏ, chủ doanh nghiệp cũng nên biết tối thiểu: “tháng này bán được bao nhiêu, đã thu được bao nhiêu tiền, còn bao nhiêu công nợ, chi phí lớn nằm ở đâu và sắp có nghĩa vụ thuế nào.”

Đặc biệt, chính sách thuế năm 2026 cũng có cơ chế đáng chú ý với doanh nghiệp quy mô rất nhỏ. Theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp mới thành lập nếu dự kiến tổng doanh thu trong kỳ tính thuế không quá 1 tỷ đồng thì không phải tạm nộp thuế TNDN. Kết thúc kỳ, nghĩa vụ thuế sẽ được xác định theo doanh thu thực tế và các điều kiện áp dụng.

Theo bà Loan, mục tiêu cuối cùng của việc thiết lập kế toán từ sớm không phải để một công ty mới có thêm nhiều thủ tục.

“Ngược lại, làm đúng từ đầu là để người chủ bớt phải nghĩ về kế toán sau này. Khi dữ liệu, chứng từ và trách nhiệm đã rõ ràng, doanh nghiệp có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc thực sự tạo ra doanh thu”, bà Loan chia sẻ.

Với người chuẩn bị khởi nghiệp, một hệ thống kế toán tốt không nhất thiết phải lớn. Nó chỉ cần đủ gọn để dễ vận hành và đủ chuẩn để không phải làm lại khi doanh nghiệp bắt đầu lớn lên.