Hóa đơn điện tử tạo từ máy tính tiền - Quy định thúc đẩy chuyển đổi số cho quán ăn nhỏ

Từ thói quen sổ sách thủ công...

Từng là giáo viên tiểu học về hưu, chị Hồng mở quán cơm nhỏ trước nhà để vừa có thu nhập, vừa vui tuổi già. Mỗi ngày, quán phục vụ khoảng 70 - 100 suất cơm, chủ yếu là khách quen quanh khu dân cư. Công việc vận hành đơn giản: nấu nướng, dọn hàng, ghi sổ thu - chi bằng tay.

“Khách ăn xong tôi tính tiền miệng, ghi lại mỗi ngày một tờ. Cuối tháng cộng lại rồi báo thuế theo cách cũ. Tôi làm vậy mấy năm rồi, quen tay quen mắt cả.” chị kể.

Tuy nhiên, mọi chuyện thay đổi khi chị được cán bộ thuế địa phương thông báo về Nghị định 70/2025/NĐ-CP: từ ngày 1/6/2025, hộ kinh doanh như quán chị sẽ phải xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền, gửi dữ liệu về cơ quan thuế theo thời gian thực.

“Tôi nghe mà lo quá. Mình lớn tuổi, lại không rành máy móc. Hóa đơn điện tử, chữ ký số, phần mềm… nghe thôi đã rối.” chị Hồng chia sẻ.

Những bước đi đầu tiên trong hành trình chuyển đổi

Không muốn bị phạt vì sai quy định, chị bắt đầu tìm hiểu và được một người cháu giới thiệu phần mềm POS365 - giải pháp quản lý bán hàng tích hợp đầy đủ chức năng tạo lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đúng chuẩn.

Ban đầu, chị vẫn e dè. Nhưng sau một buổi tư vấn và được hướng dẫn trực tiếp, chị quyết định thử. Chỉ cần một chiếc điện thoại thông minh có kết nối mạng, phần mềm POS365 đã cài đặt xong và sẵn sàng vận hành.

“Tôi không nghĩ dùng phần mềm lại dễ như vậy. Khách mua gì thì nhân viên bấm món trên điện thoại, phần mềm tự cộng tiền, lập hóa đơn. Có mã số thuế thì phần mềm gửi luôn hóa đơn qua Zalo, không cần in giấy,” chị nói.

Việc tạo lập hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên POS365 chỉ mất chưa đầy 30 giây. Khi đơn hàng được chốt, hóa đơn điện tử cập nhật thông tin có sẵn: tên khách hàng, mã số thuế, số điện thoại, số lượng hàng hóa,... và đồng bộ dữ liệu đến Tổng cục Thuế. Toàn bộ quy trình diễn ra trong chưa đầy 30 giây, gần như không có chỗ cho sai sót.

Phần mềm quản lý bán hàng POS365 “cứu cánh” nhiều hộ kinh doanh trước quy định mới

Từ tuân thủ thành cơ hội đổi mới

Chị Hồng cho biết từ ngày dùng POS365, quán chị thay đổi hẳn cách vận hành. Không còn cảnh ghi sổ lộn xộn, thất thoát tiền lẻ hay nhầm lẫn đơn hàng. Nhờ phần mềm, chị dễ dàng theo dõi doanh thu theo ngày, biết được món nào bán chạy, ca nào đông khách.

“Trước kia tôi cứ đoán bán được bao nhiêu, nay thì nhìn app là biết lời - lỗ. Có báo cáo, có thống kê rõ ràng. Lúc đầu tôi nghĩ làm theo quy định là cực, giờ thấy mình lời hơn mới đúng.” chị cười.

Hệ thống POS365 còn giúp chị kiểm tra lại lịch sử hóa đơn khi cần, quản lý nguyên liệu đầu vào, hỗ trợ nhân viên mới làm quen với quy trình chuyên nghiệp hơn. Việc lưu trữ hóa đơn cũng không còn là gánh nặng - mọi dữ liệu đều được lưu trên nền tảng đám mây, dễ dàng truy cập khi có kiểm tra từ cơ quan chức năng.

Giải pháp công nghệ "vừa vặn" cho hộ kinh doanh nhỏ

POS365 không chỉ là phần mềm bán hàng, mà là một hệ sinh thái quản lý toàn diện dành riêng cho các mô hình F&B nhỏ như quán cơm, cà phê, quán ăn gia đình… Phần mềm hỗ trợ tạo đơn hàng, quản lý kho, tính lương nhân viên, chăm sóc khách hàng, đồng thời đảm bảo tích hợp đầy đủ các quy định pháp lý về hóa đơn điện tử.

Điểm mạnh là giao diện thân thiện, thao tác dễ học, kể cả với người lớn tuổi hay không rành công nghệ. Chủ quán có thể sử dụng trực tiếp trên điện thoại mà không cần mua máy tính tiền riêng, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

POS365 là một hệ sinh thái quản lý toàn diện dành riêng cho các mô hình F&B nhỏ

Chị Hồng cho biết mức phí sử dụng POS365 rất hợp lý, chưa đến trăm nghìn mỗi tháng, tương đương với chi phí in hóa đơn giấy và ghi chép sổ sách trước đây. Nhưng đổi lại, chị có một công cụ giúp quản lý bài bản và chuyên nghiệp hơn, giảm áp lực, tăng hiệu quả.

“Lúc đầu tôi làm vì bị bắt buộc, nhưng giờ tôi thấy đây là điều nên làm. Mình không trẻ lại, phải thay đổi để làm nhẹ mình và đỡ phiền con cháu sau này.” chị Hồng chia sẻ.

Câu chuyện của chị Hồng chỉ là một trong hàng ngàn hộ kinh doanh nhỏ đang chuyển mình trong bối cảnh quy định mới được áp dụng. Việc số hóa hoạt động bán hàng, từ quản lý đơn hàng đến xuất hóa đơn điện tử, không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, mà còn mở ra cách làm mới, hiệu quả hơn.

Trang chủ của POS365: https://www.pos365.vn